Referencia: Política para el Tratamiento de Datos Personales
Diageo Colombia S.A.

Departamento: LEGAL - GDBS

Fecha de Vigencia: 18 de abril de 2017

Última Modificación: 18 de abril de 2017

1. ¿Por qué necesitamos esta Política?

Esta Política Local de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) sirve para determinar el procedimiento que deberá adelantarse en la recolección, manejo, custodia y cuidado de Datos Personales en Diageo Colombia S.A. (en adelante Diageo Colombia, Diageo o la Compañía).

Esta Política también procura que todo aquel que suministre sus Datos Personales a Diageo Colombia, cuente con un proceso claro y expedito para la atención de peticiones, consultas y reclamos; y pueda ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales y revocar la autorización dada a Diageo Colombia en caso de que así lo requiera.

Al responder adecuadamente al manejo de Datos Personales conforme lo define la normativa colombiana, Diageo Colombia protege a sus empleados, clientes, proveedores y, en general, a toda clase de terceros que suministren información a Diageo Colombia. Igualmente, contribuye a cumplir y mejorar los estándares legales del manejo de información personal.

2. ¿Quién debe seguir estas Políticas?

Esta Política es de interés de todos los empleados de Diageo Colombia, sin embargo, su alcance específico está dirigido a los empleados que de acuerdo con sus funciones, tengan a su cargo el Tratamiento de Datos Personales. De igual manera aplica a todo tercero que haya suministrado sus Datos Personales a Diageo Colombia, y quiera hacer valer sus derechos consagrados en la normatividad legal aplicable.

3. ¿Cuál es la normativa aplicable?

La presente Política fue elaborada en cumplimiento de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1074 de 2015 y 886 de 2014, los distintos pronunciamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia y es un complemento de la Política Global de Data Privacy de Diageo.

4. ¿Cuál es el ámbito de aplicación de esta Política?

Esta Política se aplica al Tratamiento de los Datos Personales que recolecte y maneje Diageo Colombia que provengan de empleados, clientes, proveedores y, en general, a toda clase de terceros que suministren información que permita a Diageo Colombia, y rige a partir de su publicación.

5. Principios en el Tratamiento de Datos Personales

Siempre que esté frente a un Tratamiento de Datos Personales, es fundamental recordar los siguientes principios:

5.1 Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales recolectados por Diageo Colombia debe obedecer a una finalidad legítima es decir con un objetivo de negocio que sea legal y claro para el Titular.

5.2 Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo cuando su obtención o divulgación sea ordenada por una autoridad administrativa o judicial.

5.3 Principio de veracidad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5.4 Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Diageo Colombia, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan.

5.5 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de los Datos Personales sólo podrá hacerse (i) por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; (ii) únicamente para los finalidades autorizadas por el titular; y (iii) en consideración a la naturaleza de los Datos Personales tratados. Los Datos Personales, salvo la información pública, tratados por Diageo no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

5.6 Principio de seguridad: El Tratamiento de Datos Personales por Diageo Colombia se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.7 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento de Datos Personales. En el caso de los empleados de Diageo Colombia, que sean sorprendidos dando un uso inadecuado a las Bases de Datos, dicho comportamiento será justa causa para dar por terminado su contrato laboral.

6. Derechos de los Titulares de Datos Personales:

Los Titulares de los Datos Personales custodiados por Diageo Colombia tienen los derechos que se detallan a continuación:

6.1 Derecho de habeas data: Es el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Diageo Colombia, así como a obtener copia de la autorización para su tratamiento.

6.2 Derecho de cancelación de Datos Personales: Es la facultad de exigir la eliminación de sus Datos Personales, cuando así lo desee.

6.3 Derecho a presentar quejas y reclamos: Es el derecho a presentar ante Diageo y ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas y reclamos para la protección de sus Datos Personales.

7. Autorización y Tratamiento de Datos Personales

A más tardar al momento de la recolección de Datos Personales, la Compañía solicitará autorización a los Titulares, a menos de que exista una facultad legal para realizar el Tratamiento de los Datos Personales sin necesidad de autorización (Ver Sección No. 10 Casos en que no es necesaria la Autorización del Titular).

La Compañía le suministrará la información completa de contacto de los terceros que lleven a cabo Tratamiento de sus Datos Personales, cuando así sea solicitado por el Titular.

Diageo Colombia podrá solicitar en cualquier momento Datos Sensibles, informándole al Titular al momento de la recolección, el carácter de Datos Sensibles que se solicitan, y qué tipo de Datos Sensibles se recolectarán. En todo caso, la Compañía observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles. La Compañía no condicionará en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles, salvo que exista un mandato legal o alguna excepción que no requiera la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles.

8. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los Datos Personales que recolecta Diageo Colombia son incluidos en bases de datos organizadas, a las cuales tiene acceso el personal autorizado de la Compañía en ejercicio de sus funciones, advirtiendo que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los aquí descritos.

La información suministrada por el Titular sólo será utilizada para los propósitos señalados al momento de la autorización en virtud de la relación civil, comercial y/o laboral que tenga con la Compañía y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de Diageo Colombia o archivados, de acuerdo con las exigencias legales establecidas para el efecto.

9. Transferencia de Datos Personales a terceros países

Diageo Colombia podrá trasmitir y/o transferir sus Datos Personales a cualquier compañía que haga parte del Grupo Empresarial, así como a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluso si se encuentran ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección; esto, siempre y cuando medie previa y expresa autorización del Titular de los Datos Personales, o exista (i) una permisión legal para el caso de Transferencias o una Declaración de Conformidad expedida por la SIC, o (ii) un contrato de Transmisión de Datos Personales, que cumpla con los requisitos establecidos en el Decreto 1074 de 2015.

10. Casos en que no es necesaria la Autorización del Titular

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

11. Canales de contacto para consultas y solicitudes de corrección, actualización y/o supresión de Datos Personales y reclamos.

El Titular de los Datos Personales podrá ejercer sus derechos sobre sus Datos Personales suministrados mediante comunicación electrónica, física o telefónica dirigida a: Comité Datos Personales de Diageo Colombia a través de los siguientes canales dispuestos para el efecto y con las reglas descritas a continuación:

Razón social Diageo Colombia S.A.
NIT 830006051-4
Domicilio Bogotá D.C.
Dirección Calle 100 # 13 – 21 Oficina 502
Teléfonos +57 1 640 56 06
Correo electrónico datospersonales@diageo.com.co

11.1 Dirigir la comunicación con asunto“Protección de Datos Personales” al correo electrónico y/o la dirección de correspondencia física de lunes a viernes en los siguientes horarios: 8:00 a 11:30 AM. y de 1:00 a 4:00 PM.

11.2 La comunicación deberá incluir:

11.3 Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender las consultas dentro de dicho término Diageo Colombia informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.4 Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual, en ningún caso, podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11.5 Si los reclamos resultan incompletos, se requerirá al interesado, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la consulta/solicitud, para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

No se atenderán temas diferentes a consultas y reclamos, en el correo electrónico descrito ni se entenderá que este es un correo oficial dispuesto por Diageo Colombia para ser notificado de otros asuntos que no estén relacionados única y exclusivamente con la acá dispuesto.

El Titular o heredero sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Diageo Colombia.

En el caso de los empleados de Diageo Colombia, para cualquier pregunta relacionada con el contenido o interpretación de esta Política, por favor contacte al Departamento Legal de Diageo Colombia.

12. Definiciones

12.1 Autorización: Es el consentimiento que debe dar el Titular de Datos Personales para que Diageo Colombia pueda hacer el Tratamiento de los mismos.

12.2 Autorizado: Es Diageo Colombia, y todas las personas bajo la responsabilidad de Diageo Colombia tales como los empleados, o terceros, que por virtud de la autorización del Titular tienen legitimidad para tratar los Datos Personales.

12.3 Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

12.4 Datos Personales: Se trata de cualquier información que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales se clasifican en: Públicos, Semiprivados, Privados o Sensibles.

12.5 Datos Públicos: Son los Datos Personales que pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales que son de acceso y consulta sin limitaciones por cualquier persona. Por ejemplo, son considerados Datos Públicos los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

12.6 Datos Semiprivados: Son los Datos Personales que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

12.7 Datos Privados: Son los Datos Personales que por su naturaleza íntima o reservada sólo son relevantes para el Titular.

12.8 Datos Sensibles: Son Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

12.9 Política de Tratamiento de Datos Personales: se refiere al presente documento.

12.10 Responsable del Tratamiento: corresponde a Diageo Colombia.

12.11 Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

12.12 Transferencia: la Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

12.13 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los mismos dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

12.14 Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

13. Vigencia de la Política para el Tratamiento de Datos Personales de Diageo Colombia S.A.

La presente Política, rige a partir del diecisiete (18) de abril de 2017.

Esta Política podrá ser modificada por la Compañía cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas previamente a los Titulares.

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